Кез келген ғылыми зерттеулерді табысты жүргізу көбінесе ғылым мен техниканың жетістіктері туралы жедел және толық ақпаратты уақтылы қамтамасыз етуге, оны ғылыми-зерттеу, жобалау-конструкторлық және өндірістік кәсіпорындарда тиімді пайдалануға байланысты. Егер ол туралы ақпарат Толық емес және сенімсіз болса және кешігіп алынса, технологияның ең жақсы Әлемдік және отандық үлгілері туралы дұрыс түсінік қалыптастыру мүмкін емес. Сондықтан қазіргі заманғы компьютерлік технологияның жетістіктеріне негізделген ақпаратты жинау, өңдеу, сақтау, тиімді іздеу және берудің ұлттық жүйесін дамыту өте өзекті міндет болып табылады. 3.1. Деректі ақпарат көздері "құжат"ұғымы. Бізді әлеуметтік тәжірибені бекітуге қызмет ететін көптеген құжаттар қоршап алады, содан кейін оларды әртүрлі қызмет салаларында қолдануға болады. Құжат-бұл адамға сыртқы материалдық объектілер: олардың құрылымында тіркелген, қоғамда сақтауға және таратуға арналған ақпарат бар материалдық медиа. Құжаттар әлемі шексіз әр түрлі. Қайың қабығы, папирус шиыршығы, сазды тақтайша, қолжазба, техникалық сурет, газет, фотосурет, кітап, кинофильм және т.б. – мұның бәрі құжаттар. Кез – келген құжаттың жалпы мақсаты-Материалдық медиа құрылымындағы әртүрлі формадағы, мазмұндағы және мақсаттағы ақпаратты сақтау және оны қажет болған жағдайда ғылыми, өндірістік, сәйкестендіру, экономикалық қаржылық, бухгалтерлік есеп және басқа міндеттерді шешу үшін пайдалануға мүмкіндік беру. Құжаттың анықтамасына көптеген объектілер, соның ішінде табиғи объектілер жатады. Құжат бекітілген түрдегі ақпаратты қамтитын материалдық объект ретінде қарастырыла бастады. "Әдебиет" термині құжаттың синонимі ретінде жиі қолданылады, бірақ бұл дұрыс емес. Әдебиет-бұл қоғамдық маңызы бар жазбаша жұмыстардың жиынтығы. Бұл терминнің көлемі құжатпен салыстырғанда тар, өйткені оған басқа, жазылмайтын жолмен жазылған ақпарат көздері кірмейді.

Құрылымдық нысандағы құжаттардың түрлері. Құжаттың құрылымдық формасы өте алуан түрлі. Ақпараттың маңызды сипаты бойынша құжаттардың түрлері. Құжаттардың спецификациясына қатысатын тағы бір белгі-ақпараттың маңызды сипаты. Ол басылымның негізгі материалы жазылатын және берілетін белгілердің нысаны ретінде анықталады: алфавиттің әріптері, сандар мен тыныс белгілері( жазбаша шығармалар үшін), ноталық белгілер( музыкалық шығармалар үшін), графикалық, көркемдік және картографиялық бейнелер. Құжаттардың кезеңділігі бойынша түрлері. Шығу жиілігі тұрғысынан барлық басылымдар периодтық емес, бір рет шығарылған, жалғасы жоқ, көбінесе кітаптар болып бөлінеді; сериялық, мерзімді – белгілі бір уақыт аралығында шығатын сериялық басылымдар. Мәтіннің сипаты бойынша құжаттардың түрлері. Құжаттар мәтіннің сипаты бойынша мәселеге автордың көзқарасын көрсететін жеке құжаттарға бөлінеді; мәтіннің стандартты формасына ұмтылатын типтік; бос бағандары бар трафареттік типографиялық бланкілер. Құжаттардың нысаналы мақсаты бойынша түрлері. Нысаналы мақсатына, қызмет көрсетілетін қызмет саласына қарай құжаттар ғылыми, ғылыми-танымал, өндірістік, ресми, оқу, анықтамалық, патенттік, әдеби-көркем және т.б. болып бөлінеді (сурет. 3.5).

Құжаттардың түрлері

Периодтық емес

Сериалдық

Мерзімді

Құжаттардың түрлері

Жеке

Үлгі

Трафаретті

Ғылыми құжаттар. Мұндай құжаттар теориялық немесе эксперименттік зерттеулердің нәтижелерін қамтиды, маңызды жаңалықтардың тарихын бақылайды, ғылыми зерттеулердің жолдары мен сипатын ашады, зерттеу барысы мен әдістемесін сипаттайды. Көптеген ғылыми құжаттар жарияланды, яғни басылымдар. Олардың ішінде: көрнекті ғалымдардың таңдамалы еңбектерін; ғылым мен техника классиктерінің еңбектерінің толық жинақтарын; монографиялар – бір проблеманы немесе тақырыпты жан-жақты және толық зерттеуді қамтитын және бір немесе бірнеше авторға тиесілі ғылыми басылымдарды; әртүрлі авторлардың мақалаларынан тұратын және белгілі бір тақырыптың бірнеше мәселелерін баяндауға арналған тақырыптық жинақтарды бөліп көрсетуге болады. Мұндай басылымдар, монографиядан айырмашылығы, тақырыптарды тұтастай қамтымайды, бірақ ең маңызды немесе өзекті болып табылатын оның жеке аспектілерін егжей-тегжейлі қарастырады. Көптеген ғылыми құжаттар жарияланбаған топқа жатады. Олардың арасында диссертациялар мен рефераттар ерекше орын алады. Диссертация-бұл ғылымның белгілі бір саласындағы білікті ғылыми жұмыс, ол ішкі біртұтастыққа ие, автор көпшілік алдында қорғауға ұсынған ғылыми нәтижелердің, ғылыми ережелердің жиынтығын қамтиды, бұл автордың ғылымға қосқан жеке үлесін және оның ғалым ретіндегі қасиеттерін көрсетеді. Диссертациялық жұмысты көпшілік алдында қорғау рәсімі үшін кең ғылыми жұртшылықты диссертанттың ғылыми үлестерімен алдын ала таныстыру қажет. Реферат және осы мақсат үшін қызмет етеді. Авторефератта автордың өзі құрастырған диссертацияның негізгі ережелері баяндалған. Ол шектеулі басылымда жарияланады (100-150 дана). Рефератта негізгі идеялар мен тұжырымдар көрсетілген, зерттеуге қосқан үлесі көрсетілген, жаңалықтың дәрежесі және нәтижелердің практикалық маңыздылығы көрсетілген. Реферат басылымның барлық құқықтарына ие, дегенмен оның мұқабасында "Қолжазба құқығында"деген белгі бар. Сақталған қолжазбалар да жарияланбаған ғылыми құжаттарға жатады. Депозитке салудың мәні Ғылыми кеңес ұсынған мекемелер мен ұйымдардың қолжазбаларын сала бойынша осындай материалдарды сақтау функциялары жүктелген арнайы ақпараттық органдарға сақтауға беру болып табылады. Олар орналастырылуы мүмкін басылым жарыққа шыққанға дейін жарияланған алдын ала сипаттағы материалдарды қамтитын ғылыми басылымдар жарияланбаған ғылыми құжаттардың қатарына кіреді. Жарияланбаған ғылыми құжаттарға сондай-ақ аяқталған ғылыми-зерттеу және тәжірибелік-конструкторлық жұмыстардың нәтижелері туралы есептер (ҒЗЖ және ТКЖ туралы есептер) жатады. Олар ғылыми-техникалық ақпараттың маңызды көзі болып табылады және олардың кейбіреулері сөздің толық мағынасында жарияланым болып саналмаса да, типографиялық жолмен көбейтіледі.