Бухгалтерский учёт ( ...

§5.1 Понятие первичный учетный документ

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подтверждены оправдательными документами.

Первичные учетные документы – это документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Ответственность за правильное составление и применение первичных документов несут лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности, а также лица, составляющие и (или) подписывающие первичные документы.

Каждому бухгалтеру следует четко знать, на чем основаны требования о том, что любую хозяйственную операцию следует правильно документально оформлять, а также какие предусмотрены правовые последствия отсутствия первичных учетных документов и их неправильного оформления с учетом норм действующего в настоящее время законодательства.

 

§5.2 Роль и назначение первичных бухгалтерских документов

 

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета.

Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальные предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

§5.3 Обязательные реквизиты документов

 

Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации, если это не противоречит законодательству Республики Казахстан, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

 

§5.4 Классификация документов

 

Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по однородным признакам: назначению; объему содержащихся в них сведений; способу отражения в них хозяйственных операций; месту их составления; способу обработки (рисунок 14).

По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т.п.

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.

К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему по объему содержащихся в них сведений документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.

К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

По способу отражения в них хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.

К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.

Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По способу обработки документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

Приходный кассовый ордер - комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.

Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.

§5.5 Приемы обработки документов

 

В бухгалтерию документы поступают в установленные сроки строго по графику, утвержденному руководителем субъекта.

Поступившие документы в бухгалтерию подлежат обя­зательной проверке, которая проводится тремя способами:

‒        документы проверяются по существу, т.е. устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции, определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. В этом случае можно использовать метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и кви­танций покупателей на прием этой продукции и т.п.

‒        производится формальная проверка документов (по форме), т.е. выписан ли документ на бланках установлен­ной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операций и оформлении документов.

‒        арифметическая проверка документов, когда в до­кументах проверяется правильность произведенных вы­числений и подсчетов.

Если при проверке окажется, что документ составлен неправильно, он возвращается составителю для исправ­ления или же для составления нового документа.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая состоит из таксировки, группировки, контировки.

Таксировка документов – это выражение натуральных показателей в денежном выражении и подсчет суммы.

Группировка – это подборка документов в однородные не только по названию, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однород­ным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Контировка документов заключается в уточнении сче­тов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции (проставление корреспонденции счетов на документах).

После записи документов по бухгалтерским регист­рам происходит их погашение, которое оформляется при­ложением к каждому документу штампа «погашено». Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хране­ние в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Эти документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журналь­ных статей помесячно. На обложке папки указывают наи­менование предприятия, название и порядковый номер папки, год, месяц и количество листов в папке. При пере­даче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве.

 

§5.6 Документооборот

 

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами, так и внутренним распорядительным документом.

Документооборот – это внутренняя организация движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации. Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота – это порядок обработки документов, учитывающий требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

В бухгалтерском учете для каждого документа существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1.      составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2.      передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3.      проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4.      обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

−         таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

−         группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

−         контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5.      сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

 

§5.7 Регистры бухгалтерского учета и их классификация

 

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид. содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги – это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целью обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например, группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров - ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров (так называемое правило Мендеса):

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

По содержанию (степени детализации учетных записей) учетные регистры подразделяют на синтетические, аналитические и комплексные.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Главная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журнально-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе контировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака «. Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-позиционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

 

§5.8 Способы исправления ошибок в учетных регистрах

 

В учетной практике используются следующие методы исправления ошибок в бухгалтерских документах: корректурный, формирование дополнительных корреспонденций и способ «красное сторно».

Корректурный способ исправления ошибок заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркива­ние производится одной чертой так, чтобы можно было прочи­тать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: утверждено в документе - подписями лиц, подписавших документ; в учет­ных регистрах - подписью лица, производив­шего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правила­ми банка.

Корректурным способом пользуются для исправления оши­бок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, ко­торый указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим в том случае, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы учета до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета до составления бухгалтерского баланса и если исправление их не требует изменения мемориального ордера. После перене­сения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки оформляют справку бухгалтерии, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой. Они хранятся при соответ­ствующих учетных регистрах обособленно.

Дополнительная корреспонденция применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется, если корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало.

Например, из кассы организации выплачена заработная плата в сумме
90 000 тенге. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 60 000 тенге. В качестве оправдательного доку­мента составлена справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными черни­лами на сумму 30 000 тенге. На счетах это отражается по дебету счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе» в сумме 30 000 тенге.

Способ «красное сторно» (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонден­ции счетов или записи большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно составляется проводка обычными чернилами, правильно отображающая произведен­ную операцию.

При помощи способа «красное сторно» исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущен­ные в предыдущих отчетных периодах.

Например, с текущего счета в кассу перечислено 90 000 тенге. Предположим, что эта операция оформлена ошибочно по дебету счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе» в сумме 90 000 тенге.

Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки. В первой красными чернила­ми повторяется неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие запи­си красными чернилами, условно подчеркнуты) по дебету счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе» в сумме 90 000 тенге.

Во второй проводке обычными чернилами приводится правильная корреспонденция по дебету счета 1010 «Денежные средства в кассе» и кредиту счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» в сумме 90 000 тенге.

Как видно из примера, суммы, записанные красными чер­нилами, вычитаются из итогов как отрицательные и тем самым аннулируются ошибочно сделанные записи и нормативная себестоимость доводится до фактической.

Например, в кассу организации с текущего счета поступило 20 000 тенге. Бухгалтер ошибочно указал неправильную сумму по дебету счета 1010 «Денежные средства в кассе» и кредиту счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» в сумме 200 000 тенге.

Для исправления ошибки составляется такая же бухгалтерская проводка, но разница в суммах пишется красными чернилами.

 

§5.9 Формы и техника ведения бухгалтерского учета

 

Под формой ведения бухгалтерского учета понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.

Основными отличительными чертами, определяющими форму бухгалтерского учета и отличающими одну форму от другой, являются строение и количество регистров, их назначение и содержание, взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записи в них, а также использование средств автоматизации в учете.

Предприятия могут применять одну из следующих форм учета:

−        мемориально-ордерную;

−        журнально-ордерную;

−        автоматизированную;

−        упрощенную.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета представляет собой набор мемориальных ордеров, в каждом из которых группируются проводки по однородным хозяйственным операциям по итогам одного месяца работы организации. Состав и количество мемориальных ордеров в системе бухгалтерского учета зависят от содержания, количества, степени повторяемости хозяйственных операций. Каждый мемориальный ордер должен иметь свои реквизиты.

Последовательность заполнения учетных регистров при мемориально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы.

На основании первичных документов все хозяйственные операции записываются в накопительные ведомости, которые ведутся в форме журнала хозяйственных операций.

Однородные хозяйственные операции, т.е. операции по ведению учета на одном бухгалтерском счете или группе нескольких зависимых счетов, переносятся в мемориальные ордера, в которых записываются содержание операции, сумма и корреспонденция счетов.

Итоговые данные мемориальных ордеров в конце месяца записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал. Итоговая сумма по регистрационному журналу должна быть равна сумме дебетовых и кредитовых оборотов по всем синтетическим счетам.

Данные из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги. Обороты по Главной книге сравнивают с итоговой суммой всех мемориальных ордеров в регистрационном журнале. Если обороты совпали, значит, проводки по синтетическим счетам разнесены правильно.

На основании Главной книги составляются шахматная и оборотно-сальдовая ведомости.

По данным Главной книги и оборотно-сальдовой ведомости заполняют баланс предприятия за отчетный период.

В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, которые позволяют обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Информация о совершенной хозяйственной операции из первичных учетных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций, т.е. данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Итоги за месяц каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей составляют бухгалтерский баланс и другие формы отчетности.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета строится на тех же методических принципах, что и ручной учет. Однако она имеет свои специфические особенности, связанные с технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием финансовой отчетности.

При автоматизированной форме учета отсутствуют ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими компьютерами и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных.

В настоящее время появилось значительное количество программ по автоматизации бухгалтерского учета. Наиболее распространенными из них являются: 1C: Бухгалтерия, Инфо-бухгалтер, Парус, БЭСТ, Инфин-бухгалтер, Галактика и др.

Упрощенная форма бухгалтерского учета используется для субъектов малого предпринимательства.

Упрощенная форма бухгалтерского учета, предусматривающая две формы учета:

-        простая форма, без использования учетных регистров имущества малого предприятия, применяемая в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. При этом способ двойной записи не применяется, ведется Книга учета доходов и расходов;

-        упрощенная форма, предусматривающая использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.

§5.10 Учетная политика организации

 

Учетная политика представляет собой особые принципы, основы, положения, правила и инструкции, применяемые организацией для подготовки и представления финансовой отчетности.

О существовании учетной политики отечественные бухгалтеры впервые узнали лишь в начале 90-х годов. Таким образом, можно с уверенностью утверждать о том, что появление учетной политики хозяйствующих субъектов и возможности выбора ими учетной методологии является исключительным явлением рыночной экономики.

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером организации и утверждается руководителем организации.

При этом утверждаются:

-        выбранные организацией варианты учета и оценки объектов учета;

-        рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

-        формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для финансовой отчетности;

-        порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

-        правила документооборота и технология обработки учетной информации;

-        порядок контроля за хозяйственными операциями;

-        другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

При формировании учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету.

Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из положений по бухгалтерскому учету.

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.) организации.

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от места их нахождения.

Вновь созданная организация оформляет избранную учетную политику до первой публикации финансовой отчетности, но не позднее 90 дней со дня государственной регистрации. Принятая такой организацией учетная политика считается применяемой со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации).

Процесс формирования учетной политики не заканчивается ее разработкой, а продолжается в течение всего периода функционирования предприятия. После создания учетной политики она должна регулярно пересматриваться и совершенствоваться.

 

Вопросы для самоконтроля

1.          Перечислите и охарактеризуйте основные стадии бухгалтерского учетного цикла

2.          Перечислите и охарактеризуйте формы ведения бухгалтерского учета

3.          В чем заключается сущность и назначение бухгалтерских документов?

4.          Как группируются бухгалтерские документы?

5.          Перечислите и охарактеризуйте основные реквизиты бухгалтерских документов?

6.          Что такое первичный документ, и какие требования предъявляются к его к составлению и оформлению?

7.          Что такое учетные регистры?

8.          На какие виды подразделяются учетные регистры?

9.          Следствием чего может явиться искажение финансовой отчетности?

10.      Какие существуют способы исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете?

11.      Из каких этапов состоит учетный цикл?

12.      Какова цель каждого из шагов учетного цикла?

13.      В чем заключается значение и каков порядок формирования оборотной ведомости?